كيف يعمل برنامج قواعد البيانات (Microsoft Access) وما فائدته
Microsoft Office Access هو أحد البرامج التطبيقية ضمن مجموعة Microsoft Office المخصصة للتعامل مع قواعد البيانات (تكوين ، تحديث ، ربط واستعلام الجداول ، إلخ) ويتميز بسهولة استخدامه مقارنة ببرامج قواعد البيانات الأخرى ، والواجهة الرئيسية هو سهل واجهات برامج مجموعة Office ، وبالتالي يمكن للمستخدم الذي لديه خبرة في أحد هذه البرامج التعامل مع برنامج Access ، ويحتوي البرنامج على سبعة أنواع من الكائنات (جداول ، استعلامات ، نماذج ، تقارير ، صفحات ، وحدات ماكرو ، والوحدات) "
تشغيل واغلاق برنامج اكسس
تشغيل برنامج اكسس
يمكن تشغيل برنامج Access من قائمة Start وكالاتي:
- الضغط على قائمة "Start" .
- وضع مؤشر الماوس على قائمة الفرعية "All Programs".
- وضع مؤشر الماوس على القائمة الفرعية "Microsoft Office".
- اختيار التطبيق "Microsoft Access".
بعد تشغيل البرامج ، تظهر النافذة ، وعلى اليمين توجد خيارات تتضمن القدرة على إنشاء بيانات فارغة (إنشاء ملف جديد) أو فتح قاعدة بيانات موجودة (فتح).
عند النقر فوق خيار إنشاء ملف جديد ، تظهر نافذة أخرى
عند النقر فوق خيار قاعدة بيانات فارغة ، يظهر مربع حوار لإدخال اسم لملف قاعدة البيانات (عادةً يبدأ الاسم بالأحرف db وله الامتداد mdb) ، ثم تظهر الواجهة الرئيسية للبرنامج.
اغلاق برنامج اكسس
برنامج الاكسس مثل بقية برامج الافس يمكن غلقه باحدى الطرق الاتية :
- فتح قائمة ملف (File) من شريط القوائم (Menu Bar) واختيار الامر خروج (Exit)
- الضغط على الاداة اغلاق (Close) من شريط العنوان.
- الضغط على المفتاحين (Alt + F4).
الواجهة الرئسية
تتكون واجهة البرنامج من الاجزاء الاتية :
شريط العنوان Title Bar
يحتوي شريط العنوان على اسم التطبيق (Microsoft Access) واسم قاعدة البيانات المفتوحة حاليًا. كما يحتوي على أزرار التحكم في النافذة: (إغلاق ، تكبير ، تصغير)
شريط القوائم Menu Bar
يتكون هذا الشريط من عدة قوائم (ملف ، تحرير ، ..... تعليمات) ، وتحتوي كل قائمة على مجموعة من الأوامر الخاصة بها والتي يتم استخدامها لأداء الوظائف المختلفة للتطبيق. يظهر شريط القائمة أسفل شريط العنوان.
شريط الادوات Tools Bar
حتوي هذا الشريط على مجموعة من الصور المصغرة التي تمثل الأوامر الأكثر استخدامًا داخل القوائم.
نافذة التصميم
تتكون هذه النافذة من جزأين ، على اليسار تظهر (الكائنات) أسماء الكائنات الرئيسية لقاعدة البيانات (وتسمى أيضًا كائنات قاعدة البيانات) وعلى اليمين توجد فرص لإنشاء هذه الكائنات وتحديثها.
قاعدة البيانات
ذكرنا سابقاً أن ملف قاعدة البيانات هو مستودع منظم لتخزين البيانات بحيث يمكن بسهولة وسرعة إضافة بيانات جديدة إليه أو تحديث البيانات الموجودة فيه أو الاستعلام عن هذه البيانات. لإنجاز ذلك ، قدم برنامج Access سبعة كائنات لقاعدة البيانات بعد إنشائها (قد لا يحتاج المستخدم كل هذه الكائنات لقاعدة البيانات التي أنشأها ، لأن الموضوع مرتبط بمتطلبات النظام المراد تصميمه.
الجداول (Tables):
يتكون الجدول من أعمدة (تسمى الحقول) وخطوط (تسمى السجلات). لتسهيل فهم الموضوع ، سنتحدث عن قاعدة بيانات محددة ، مثل قاعدة البيانات المستخدمة في المكتبات. يحتوي كل عمود في الجدول على نوع واحد محدد من البيانات (جميع الأرقام وجميع الرموز وكل التاريخ وما إلى ذلك) ، على سبيل المثال ، أرقام الكتب في المكتبة. يتكون الإدخال من عدة حقول مختلفة في النوع ، ولكنها تنتمي إلى كائن معين مثل الكتاب (الرقم ، واسم المؤلف ، وما إلى ذلك). سنة النشر وغيرها) ويمكن أن تحتوي قاعدة البيانات على أكثر من جدول واحد مرتبط ببعضها البعض بواسطة حقل مشترك يسمح لنا باستخدام البيانات في أكثر من جدول واحد ، ويتم إنشاء النماذج والاستعلامات والتقارير على أساس الجداول التي تم إنشاؤها.
الاستعلام (Ouery)
الاستعلام هو تطبيق شروط أو معايير محددة على البيانات الموجودة في الجداول لاسترداد الإدخالات التي تفي بهذه المعايير. يمكن تخزين هذه القيود في جدول جديد أو طباعتها على الطابعة. يوفر Access طريقتين للاستعلام ، أحدهما من خلال نافذة التصميم والآخر من خلال المعالج. يوفر Access إمكانات أخرى مثل (النماذج والتقارير والصفحات ووحدات الماكرو والوحدات النمطية) التي تساعد المستخدم على إعداد نظام متكامل إلى حد ما (يمكن للطلاب توسيع معرفتهم من خلال دراسة هذه القدرات).
النماذج (Forms):
يوفر Access القدرة على تصميم نموذج بالألوان والحجم ومواقع عرض البيانات حسب رغبة المستخدم ، كما يمكن ربط النموذج بأي استعلام لعرض نتائج معينة.
التقارير
يمكن للمستخدم تصميم تقرير بالبيانات التي يحتاجها من الجداول في ملف قاعدة البيانات ، ويمكن أيضًا استخدام الاستعلام أثناء تصميم التقرير.
الصفحات
إنها كائنات من نوع خاص تسمح بعرض وتحرير الجدول أو الاستعلام عن البيانات وعرض تلك البيانات في ملفات من نوع HTML باستخدام مستعرض ويب بشكل منفصل عن ملف قاعدة البيانات الرئيسي.
الماكرو (Macros)
الماكرو هو برنامج صغير بتكون من مجموعة اجراءات جاهزة يجرياختيارها من قبل المستخدم لاداء وظائف معينة ويستخدم عادة لتبسيط العمل في الاكسس.
الوحدات النمطية : (Modules)
إنها مجموعة من الأوامر والإجراءات المخزنة معًا كوحدة واحدة ، وتشبه الماكرو حيث يمكن استخدامها لإضافة وظائف إلى قاعدة البيانات ، لكن الوحدات النمطية لديها طاقة أفضل من الماكرو لأنها تتيح لنا توسيع قدرات أوامر Access من خلال استخدام لغة Visual Basic التطبيقية.
إنشاء قاعدة البيانات
عند النقر فوق خيار قاعدة بيانات فارغة ، أدخل اسمًا لملف قاعدة البيانات (عادةً ما يبدأ الاسم بالأحرف db وله الامتداد mdb) ، ثم انقر فوق الزر "إنشاء". والذي يمثل نافذة إنشاء قاعدة بيانات جديدة باسم db1 وطرق إنشاء الجداول.
* الجدوال
تمثل جداول قاعدة البيانات الجداول الأساسية التي تم بناء النماذج والاستعلامات والتقارير على أساسها. :
- انشاء جدول من خلال نافذة التصميم (Create Table in Design View)
- انشاء جدول باستخدام المعالج (Create Table by using Wizard)
- انشاء جدول بادخال البيانات (Create Table by entering data)
لاضافة جدول لقاعدة البيانات db1 نقوم باتباع احدى الطرائق الاتية:-
1- انشاء جدول من خلال نافذة التصميم (Create Table in Design View
نفتح خيار (Create Table in Design View) بالنقر المزدوج عليه أو بالنقر مرة واحدة ، ثم نضغط على أداة التصميم في شريط قاعدة البيانات ، لإدخال أسماء الحقول وأنواعها وأوصافها.
تتكون النافذة من اربعة اجزاء مهمة هي :
- اسم الحقل Field Name
- نوع البيانات Data Type.
- الوصف Description.
- خصائص الحقول Field Properties.
- اسم الحقل Field Name:
يكتب اسم الحقل مع مراعاة الشروط الاتية:-
- لايزيد طول الاسم عن 64حرف او رقم.
- لايسمح باستخدام بعض الرموز في اسم الحقل مثل ([ , ] )
- يفضل ان يكون اسم الحقل باللغة الانكليزية.
- اذا كان اسم الحقل يتضمن اكثر من كلمتين فلا يفضل ان نستخدم مسافة بينهما وانما يستعاض عنه بـ (_) للفصل بين الكلمات مثل Foundation_ID.
- نوع البيانات Data Type:
يوفر برنامج الاكسس عند انشاء جدول جديد تسعة انواع من الحقول يمكن استخدام كل منها لحفظ نوع محدد من البيانات.
- الوصف Description:
يظهر الوصف ضمن شريط المعلومات عند اختياره من الجدول وهذه الصفة اختيارية.
- خصائص الحقول Field Properties:
يحتوي كل حقل مضاف إلى الجدول على خصائص تناسب نوع البيانات التي سيتم حفظها فيه ، وتظهر خصائص الحقل عند النقر فوقه في عرض التصميم أسفل النافذة وتحت علامة التبويب عام.
لتصميم الجدول بالحقول المطلوبة نتبع الخطوات التالية:
- نكتب اسم الحقل الأول في السطر الأول وتحت عمود اسم الحقل ، ثم ننقل المؤشر إلى العمود الثاني (عمود نوع البيانات) ، حيث يوجد سهم صغير بجانبه.
- نختار نوع الحقل المناسب الذي يتوافق مع العمود الأول (اسم الحقل).
- ننتقل إلى العمود الثالث (الوصف) لكتابة وصف للحقل الذي نعمل عليه ، وهو أمر اختياري.
حفظ قاعدة البيانات
لحفظ قاعدة البيانات بعد ادخال البيانات المطلوبة الى الحقول اتبع احدى الطرق الاتية:-
- من قائمة ملف (File) اختر حفظ من شريط الادوات.
- انقر رز الاغلاق.
ولحفظ قاعدة البيانات باستخدام الطريقة الاولى اتبع الخطوات الاتية:-
- اختر قائمة ملف (File).
- اختر الامر حفظ باسم (Save as)
- تظهر رسالة لحفظ التغيرات, اختر نعم (Yas) , ويظهر مربع (حفظ الاسم) اكتب اسما للجدول بدلا من الاسم الافتراضي (Table) ثم انقر موافق (Yas).