قواعد البيانات Acsses
مقدمة
يتذكر الكثير منا (عند مراجعة لمؤسسات الدولة والشركات التي تعمل بالاسلوب الورقي لتداول البيانات) وضعية موظف الارشيف وهو يجلس وسط عدد كبير من الزر والملفات التي تحوي العديد من البيانات الهامة والمطلوبة لاتخاذ كثير من القرارات, وعند الرغبة في الحصول على اية معلومة يكون من الصعب او في بعض الحالات من المستجيل الحصول عليها واستخراجها من وسط العدد الهائل من الاوراق والملفات فضلا عن ذلك فأن الورق عرضة الى الحرق او التلف وبذلك تفقد المعلومات المدونة عليه. هذه صورة لاتواكب عصر المعلومات والتقدم المعرفي الذي نسمع عنه ونعيشه جميعا والذي يجري فيه تخزين وتداول ومعالجة عدد هائل من البيانات.
ان دخول الحاسب الالي مجال المعلومات قد ساهم في حل الكثير من المشاكل المستعصية على العقل البشري من حيث قدرته التخزينية العالية و امكانية في فرز البيانات وتداولها بطرق عديدة ومن ثم الحصول على تقارير تساعد في اتخاذ القرارات بسرعة ودقة عاليتين.
ان فكرة وجود قاعدة للبيانات هي فكرة قديمة وليست مستحدثة باستخدام الحاسب الالي فعند احتفاطك باسماء اصدقائك وارقام هواتفهم في جدول لتسهيل الوصول اليها في اي وقت فانك في الواقع تستخدم الجدول كقاعدة بيانات, واذا نظرنا الى ترتيب وتنظيم الكتب في اية مكتبة فانك تجدها مرتبة حسب الموضوع او مرتبة ترتيبا ابجديا لتسهيل الحصول على كتاب معين فهذه ايضا صورة من الصور قواعد البيانات..... الخ.
المفهوم العام لقواعد البيانات
يمكننا استيعاب مفهوم قواعد البيانات من خلال التعرف على بعض المفاهيم الاساسية الخاصة بقواعد البيانات.
البيانات Data
البيانات هي مجموعة من الحقائق والمشاهدات والقيم المجردة التي ندركها بحواسنا (نراها, نسمعها , نحسها) ووصفها بانها مجردة لانها لاتعطي او تشير الى اية معلومة. فمثلا اذا سمعنا كلمة احمر فأننا نعرف انه احد الالوان ولكن هل اللون يمثل لون السيارة او لون حائط او شي اخر واذا قرأنا احد الاسماء (مثل محمد عبدالرزاق) فأننا لا نعرف عنوان هذا الشخص وعمره ووظيفته واذا رأينا الرقم 50 مكتوبا على السبورة فأننا لا نعرف هل الرقم يشير الى درجة امتحان احد الطلاب او عمر احد الاشخاص او درجة حرارة الجو , ولهذا تحتاج البيانات الى معالجة لكلي تعطي معلومة او معلومات.
المعلومات Information
المعلومات هي مجموعة النتائج التي نحصل عليها من معالجة البيانات مثل حجمها او مقارنتها او تحليلها او اعادة تركيبها فمثلا نقول لون سيارتي احمر او ان درجة حرارة الجو هي 50 او حصل محمد عبدالرزاق على اعلى درجة في مادة الحاسوب. اذن البيانات هي المادة الاولية للمعلومات.
بيانات معالجة معلومات
ملف قاعدة البيانات Database File
ملف قاعدة البيانات هو مستودع لخزن البيانات الخاصه بموضوع معين (مثل المخازن او المكتبة او الافراد) بشكل منظم بحيث يمكن استرجاعها ويتكون هذا الملف من جدول او عدة جداول والتي تتكون من اسطر تسمى القيود او السجلات (Records) وكل قيد يتكون من عدة حقول (Fields) تخص حالة معينة من موضوع الجدول.
استخدامات قواعد البيانات
ذكرنا بأن البيانات في ملف قاعدة البيانات يجري خزنها بشكل منظم وبنفس التسلسل للحقول, ولهذا يتم ادخالها واسترجاعها وتحديثها وطباعة التقارير الناتجة عنها بسهولة, لذا انتشر استخدام قواعد البيانات في كثير من المجالات منا :
- تسجيل طلبة الجامعات وتوزيعهم على الكليات.
- خزن ومتابعة وطباعة درجات الطلبة في الكليات.
- تسجيل اسماء المرضى الداخلين للمستشفيات ومتابعة حالاتهم .
- تسجيل وتوزيع المكتب الرسمية الداخلة والخارجة من المؤسسات الحكومية.
- تسجيل اسماء المسافرين الداخلين والخارجين في المطارات.
- تسجيل ومتابعة استعارة الكتب في المكتبات.
- تسجيل ومتابعة دخول وخروج المواد في المخازن.
عناصر قواعد البيانات
لقد اصبح واضحا ان قاعدة البيانات تتكون من ملف (يسمى ملف قاعدة البيانات) وهذا الملف يتكون من جدول او عدة جداول والجدول يتكون من عدة قيود والقيد يحتوي على عدة حقول.
المفتاح الرئيسي لقاعدة البيانات
يقوم مصمم قاعدة البيانات باختيار واحد او اكثر من الحقول ويجعله المفتاح الرئيسي للجدول (Primary) ويرعى كونه رقمي (مثل التسلسل, رقم البطاقة الشخصية, رمز المادة) ويجب عدم تكرار قيمة هذا المفتاح داخل الجدول, فلا يجوز اختيار العمر كمفتاح رئيسي لاحتمالية وجود اشخاص بنفس العمر داخل الجدول. ويتواجد نفس هذا المفتاح في اكثر من جدول ليتم ربط تلك الجدول بهذا المفتاح وبذلك المفتاح نتجنب تكرار ادخال نفس البيانات الخاصة بالشخص(او المدرسة او الجامعة او الشركة ) في كل جدول.
فرز البيانات Sort
التطبيقات الخاصة بقواعد البيانات توفر العديد من المزايا ومنها عملية فرز او ترتيب البيانات (تصاعديا او تنازليا) .
الاستعلام Query
الاستعلام هو استرجاع مجموعة من القيود التي تنطبق عليها شروط او معايير معينة.